31 astuces pour gérer ses emails plus efficacement

Vous passez environ 10 heures chaque semaine dans votre boite email. Un simple gain d’efficacité de 10% vous fera donc gagner 1 heure de vie supplémentaire chaque semaine, soit une demi journée chaque mois.

Et si vous deveniez deux fois plus efficace dans la gestion de vos emails ? Ca signifierait une demi journée gagnée chaque semaine. Sympa.

Mais vous allez me dire : « deux fois plus efficace c’est pas possible vu que je suis déjà un super boss de l’email ».

Hmm, laissez moi en douter. Je parie que votre marge de progression est encore énorme car vous n’appliquez pas le tiers des astuces d’efficacité détaillées ci-dessous.

La demi journée est à votre portée :-)

Une gestion plus efficace de vos emails c’est évidemment du temps gagné, mais aussi et surtout un sentiment d’accomplissement en fin de journée, grâce à tout ce que vous aurez pu réaliser concrètement en dehors de votre boite mail !

Les 31 astuces ci-dessous vont développer plusieurs stratégies d’efficacité :

  • Juste avoir moins d'email à lire ou à écrire
  • Se désintoxer des emails
  • Gérer plus vite ses emails avec une intendance de tueur
  • Obtenir un meilleur retour sur investissement de chaque email

Juste avoir moins d'email à lire ou à écrire

Stratégie la plus évidente : moins d’emails reçus et envoyés = moins de temps passé dans votre boite email. Les astuces de cette catégories vont diminuer le volume d’emails, tout simplement.

Se désintoxer des emails

Nous sommes devenus accros aux emails. Nous passons un temps dingue à vérifier les nouveaux emails en permanence. Ce geste est bien sûr coûteux en temps, mais aussi et surtout en énergie mentale gaspillée par l’interruption perpétuelle. Les astuces pour nous désintoxiquer permettront de réduire drastiquement le temps passé dans notre boite email.

Gérer plus vite ses emails avec une intendance de tueur

Même si on souhaite y passer moins de temps, l’email est un outil capital. Appliquer les meilleures pratiques « d’intendance » permet de gagner en efficacité et en temps de traitements d’emails.

Obtenir un meilleur retour sur investissement de chaque email

Un meilleur retour sur investissement sur chaque email écrit permettra d’en envoyer moins et d’en recevoir moins ! Les astuces orientées sur cette stratégie vont donc permettre que nos emails atteignent mieux leurs objectifs.

Pour les fans de PDF, vous pouvez récupérer un mini book de plus de 50 pages contenant ces 31 astuces.



C’est parti !

Rendre plus compliqué l’accès à votre boite mail

Bien sûr votre application d’email est accessible dès le premier écran de votre smartphone, voire dans la barre des applis toujours visibles. Après tout, quoi de mieux que d’avoir un rail de coke toujours prêt sous la main lorsque l’envie s’en fait sentir ?

Vous l’avez compris, une bonne façon de se désintoxiquer consiste à rendre la dose plus difficile à prendre.

Concrètement sur votre smartphone vous pouvez :

  • déplacer l’application d’emails sur votre dernier écran d’apps.

  • la mettre dans un répertoire « apps addictives » avec les apps de réseaux sociaux, afin de rajouter une action supplémentaire pour y accéder.

On a ainsi ajouté de la « friction » sur le chemin du comportement compulsif qui consiste à regarder ses emails toutes les 2 minutes.

D’expérience, ça ne va pas vous empêcher totalement de lancer l’app. Mais les gestes supplémentaires vont vous permettre de prendre conscience que vous succombez à un automatisme dommageable pour votre efficacité.

J’ai coaché des personnes qui se sont sevrées de leur addiction en quelques jours rien que par cette astuce !

A l’inverse on peut aussi chercher à enlever les frictions qui se dressent sur le chemin des comportements « positifs » qu'on veut réaliser plus souvent, en remplacement du temps passé dans sa boite email.

Par exemple si je souhaite moins zoner dans mes emails et passer plus de temps à lire des vrais bons livres, alors je vais m’assurer que j’ai toujours un bon bouquin sous la main. Effort minimal pour m'y plonger car il est toujours là !

S’échanger la majorité des informations en stand up meeting

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The first stand up - by Karthik Chandrasekariah - Licence CC BY-NC 2.0

Vous connaissez le stand up meeting ? C’est un format de réunion extrêmement efficace qui a lieu le plus souvent en début de journée. Tout le monde reste debout pour éviter que la réunion traîne en longueur. Chacun à tour de rôle partage les infos essentielles du moment.

Popularisé par les méthodes de développement Agiles, le stand up meeting existe depuis la nuit des temps dans les équipes qui ont besoin d’échanger beaucoup d’informations dans des temps très courts et sous le feu de l’action.

Par exemple un staff d’hôtel pendant le brief du matin : « on reçoit 30 Japonais à midi, pensez à leur recommander le homard ». Ou encore les équipes de rédaction d’un journal avant de lancer le bouclage : « dans l’édition du jour on ouvrira sur la mort de truc muche à moins que la conférence de presse de bidule envoie du lourd ».

Un stand up meeting bien tenu doit être court et énergisant car il donnera la première note de la journée ! Le stand up est alors l’occasion d’échanger extrêmement efficacement sur :

  • les actions importantes menées la veille, et celles à venir aujourd’hui

  • les urgences du moment et l’actualité du jour

  • les chiffres et indicateur de performance de la veille

Après le stand up meeting, des mini discussions ad hoc peuvent se dérouler entre certains participants en libérant les autres. Par exemple : « à quelle heure on fait cette présentation du projet et qui sera invité ? ».

Au final 10 minutes suffisent à une équipe pour échanger une quantité astronomique d’informations, qui sinon nécessiteraient des dizaines d’emails ou d’interruptions de vive voix pendant la journée.

Une proposition : remplacez non seulement vos emails de synchronisation mais aussi vos réunions du type réunion de reporting hebdomadaires par des stand up meetings. Ça vous forcera à faire plus énergique et plus efficace ;-)

Ecrire des emails en se focalisant sur le « why »

Ecrire ses emails en pensant à l'objectif

Combien d’emails reçus cette semaine dont on ne sait pas trop quoi faire ? Combien d’emails dont l’intention du rédacteur est peu claire ? Qu’est-ce que je suis censé faire ? Penser ? Répondre ? Faire quelque chose ? Mais quoi exactement ?

Garder en permanence en tête le pourquoi d’un échange maximise les chances que cet échange soit efficace et déclenche les bonnes actions et les bonnes réflexions.

Très concrètement, se demander :

  • Qu’est-ce que j’attends de cet échange d’email ? Pourquoi je déclenche cet échange ?

  • A quel moment cet échange aura-t-il atteint son but ? Comment le mesurer de manière tangible ?

  • Comment arriver au but de l’échange le plus vite possible ?

L’exemple emblématique c’est l’échange d’emails pour caler une réunion avec des propositions de créneaux qui n’arrivent que très tard dans l’échange. Alors que vous auriez pu économiser plusieurs emails en échangeant les disponibilités bien plus tôt si vous aviez pensé à la raison d’être de l’échange.

Une fois l’objectif défini, ne pas hésiter à le formuler explicitement dans l’email, dans l’objet ou dans les premières lignes.

Ces quelques secondes de réflexions supplémentaires sur le pourquoi vont avoir un retour sur investissement largement positif, en vous menant plus efficacement au but de l’échange.

Regarder à des moments planifiés plutôt qu’au fil de l'eau

Au fil de l’eau, c’est l’autre façon de dire « de manière totalement compulsive ». On tombe facilement dans ce travers lorsqu’on est fatigué, ou lorsque notre cerveau cherche à se mettre en mode économie d’énergie.

C’est le grand classique des conseils de productivité : regarder ses emails quelques fois par jour plutôt que 70 fois, permet de récupérer un temps et une attention immense chaque jour.

Objectif atteignable même si on est totalement addict : les regarder 6 fois dans la journée. Puis diminuer la dose si ce premier palier de sevrage se passe correctement.

Bien sûr ce changement d’habitude sera plus facile à mettre en œuvre en planifiant ces rares moments à heures fixes, avec un créneau dédié dans l’agenda.

Plus facile à dire qu’à faire :-) D’expérience, la prochaine astuce prend plus facilement, et conduit in fine au même résultat !

Retarder au plus tard son premier check d’email

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Le rituel des emails en arrivant le matin concerne maintenant des millions d’individus en France. Et si on remplaçait ce rituel qui accapare notre attention encore fraîche, par la réalisation de l’action la plus importante du jour ?

La pratique consiste donc à retarder au plus tard le premier relevé d’emails. Par exemple, si votre rituel actuel vous conduit à les regarder en arrivant à 9h, décalez ce premier relevé à 11h, ou encore mieux 12h. Vous aurez l’esprit frais, le focus encore affuté, et surtout le temps pour réaliser énormément de choses importantes avant ce premier check d'email !

D’expérience, les gens que je coache pour les aider à reconquérir leur temps, rencontrent un grand succès avec cette pratique. Pour des raisons que je n’explique pas totalement, c’est beaucoup plus facile de repousser le premier check d’emails que de les regarder à heures fixes.

Peut-être que le challenge du « pas avant 11h » est suffisamment simple, concret et gratifiant pour le poursuivre avec une grosse motivation chaque matin…

Ah mais c’est totalement inenvisageable dans votre cas ! Car chaque matin vous êtes aux commandes d’une centrale nucléaire sur le point de s’emballer. Et vous devez vérifier vos emails au plus tôt ? Dans ce cas le téléphone existe encore et vous aurez tout intérêt à mettre en place des stand up meetings. La centrale partira moins en cacahuètes.

De toutes façons, vous les lirez ces foutus emails, mais plus tard dans la journée. D’ailleurs moins de temps à y consacrer vous forcera à être plus efficace dans leur traitement.

Maximiser les chances qu’on vous lise : les bonnes pratiques

Savoir écrire des emails qui ont plus de chances d’être lus correctement, est un gage d’efficacité dans sa gestion des emails, puisqu’on passera ainsi moins de temps pour atteindre nos objectifs sous-jacents. On évitera alors les relances ou les explications supplémentaires qui cherchent à compenser la faiblesse de lisibilité.

Les bonnes pratiques de base sont très simples mais tellement peu appliquées.

L’orthographe et la grammaire

Personne n’est parfait. Sans parler d’avoir un bescherelle à ses côté, 80% des fautes disparaissent avec 20% de l’effort : se relire au moins une fois considérer chaque proposition du correcteur automatique

La ponctuation

Point et virgule : pas d’espace avant et un espace après. Exemple, ici c’est ok. En revanche exemple sur ce qu’il ne faut pas faire , les espaces totalement aléatoires de cette phrase font mal aux yeux ,vous ne trouvez pas?

Signes doubles (ou diacritiques) comme les deux points, le point virgule, le point d’exclamation et le point d’interrogation : un espace avant et un espace après. Ok pour vous ?

Les parenthèses : ça dépend si elles sont ouvrantes ou fermantes mais grosso modo ça donne (ça) au milieu d’une phrase. Et n’oubliez pas qu’on a tous tendance à abuser des parenthèses au dépend de la lisibilité (moi le premier).

Ces bases de la ponctuation forment le minimum pour que l’œil de vos lecteurs n’accroche pas à tout bout de champs, ce qui lui fait trop souvent oublier le fond de votre message. Si vous êtes un puriste vous pouvez utiliser les vrais guillemets français « », qui nécessitent un espace avant et un espace après.

Structurer visuellement

Ajouter beaucoup d’espace, mieux vaut trop de retours à la ligne et trop de nouveaux paragraphes que pas assez.

Pensez aussi au « bullet points », ils rendent les emails plus « ergonomiques ».

Un petit exercice pour vous en convaincre : regardez l’email commercial ou la newsletter que vous avez le plus tendance à ouvrir, vous verrez que c’est très aéré et que les paragraphes sont courts, souvent d’une phrase ou deux.

En respectant ces règles de lisibilité, vous optimisez les chances qu’on vous lise, le tout sans que ça pique les yeux. Bravo, vos emails ont gagné en impact et en efficacité !

Maximiser les chances qu’on vous lise : ce que dit la data

Les créateurs de Boomerang (un plugin Gmail et Outlook pour programmer ses emails), ont analysé des millions d’emails afin de déterminer les caractéristiques des emails auxquels on a le plus tendance à répondre. L’analyse a porté sur des emails majoritairement en anglais mais les résultats sont intéressants.

Les caractéristiques d’un email qui a le plus de chance d’être lu et répondu sont les suivantes :

Ecrire avec un niveau de langage d’un élève de CE2. Faire du Proust dans vos emails va diminuer drastiquement les chances qu’on vous réponde. On peut le regretter mais nous sommes ainsi fait.

Ne pas hésiter à ajouter un peu d’émotion, mais pas trop dans ses emails. Eviter à la fois le ton neutre et les émotions trop fortes, augmentera de 10% à 15% les chances qu’on vous réponde.

Ecrire des emails courts…mais pas trop. Idéalement entre 50 et 125 mots. En deça et au delà de ces 2 tailles les chances qu’on vous réponde s’amenuisent. L’intervalle idéal se situe donc entre 2 courts paragraphes ou 2 paragraphes normaux.

Préférer les titres assez courts. Un titre de 3 ou 4 mots maximise les chances qu’on vous réponde.

Poser 1 à 3 questions dans votre email augmente de 50% les chances qu’on vous réponde par rapport à ne pas en poser du tout. Ne pas trop tirer sur ce levier en restant dans l’intervalle 1 à 3 questions. Au delà l’effet diminue.

Prendre position. Donner son opinion et adopter un ton volontairement subjectif plutôt qu’objectif augmente de 20% les chances qu’on vous réponde.

Breaking news : les équipes de Boomerang viennent de sortir un assistant qui évalue votre email sur ces axes, et vous donne un indicateur de probabilité de réponse.

Assistant Boomerang email à impact

Bon ça ne marche que pour les emails en anglais pour l’instant…

Ne pas gérer ses « todo lists » dans sa boite emails

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Tiens je ne veux surtout pas oublier de faire ce truc, je vais m’envoyer un email pour y penser. Ma boite email est toujours accessible d’un clic et je la maîtrise sur le bout des doigts.

Arrrghhhh !

Cette habitude de gérer ses todo lists dans sa boite email est une grande mangeuse d’attention. En effet, regarder ses emails pour y trouver ses actions et ses priorités pousse à voir d’autres emails, à les regarder, à y répondre… bref à s’interrompre dans son flux de concentration pour retomber dans son addiction à l’email.

De plus, votre boite email, même en la tordant dans tous les sens, n’a pas les modes de structuration qui rendent vos todo lists efficaces.

Préférez une application de todo dédiée, ou un simple Evernote ou Google Doc. Promis, au bout de 5 minutes d’utilisation, ce nouvel outil deviendra aussi facile d’usage que votre boite email. Mais sans le mélange des torchons et des serviettes actions et emails !

Ne passer pas par la case email, ne touchez pas 20 000 francs

Voici un complément indispensable de l’astuce précédente. Disons que vous réussissez à ne plus gérer vos actions et vos priorités dans votre boite email. Nickel.

Problème, à chaque tâche terminée vous faites un petit passage éclair par votre boite email, on ne sait jamais. Après tout, quelle activité pro aussi facile est aussi rafraîchissante (en apparence) ?

Malheureusement, ce bref passage par la case emails est totalement toxique pour votre efficacité. Vous allez être immanquablement entraîné dans un puits sans fond, parfois pire que les vidéos de chats sur Youtube.

Préférez un passage par vos todo lists, qui reflètent les priorités que vous vous êtes donnés lorsque vous avez pris un peu de recul sur votre journée. Rappelez-vous que votre boite email est la meilleure manière de ne pas faire ce qui est important, ou de suivre les priorités des autres plutôt que les vôtres !

Le passage par la case email peut aussi marquer une fatigue, dans ce cas appliquez l’astuce du break loin de l’écran.

Ne pas utiliser sa boite email comme système d’archivage

Ne pas utiliser sa boite email comme système d’archivage

En dehors des actions, on a aussi tendance à archiver des informations dans notre boite email : « tiens je vais m’envoyer un email pour archiver cette adresse ou le résultat de ce rendez-vous ».

C’est tellement tentant, on connaît les fonctions de recherche d’email sur le bout des doigts et on se dit que l’info sera toujours disponible dans l’outils qu’on connaît le mieux, l’email.

Mais archiver des infos dans des emails reste une très mauvaise pratique d’efficacité :

  • vous allez interrompre votre concentration et vous faire happer par des emails dès que vous chercherez des informations archivées

  • les fonctions de structuration et de recherche ne sont pas aussi puissantes que celles d’un système d’archivage performant comme Evernote, One Note ou Google Drive.

Allez, prenez les 5 minutes nécessaires pour tester une application d’archivage dédiée. Promis, vous rentrerez dans vos frais (temporels) très rapidement :-)

Redéfinir ses projets excitants

Redéfinir ses projets excitants

Si vous lisez ce blog c’est que vous ne faites pas un job bullshit.

Mais même avec un job intéressant, il nous arrive tous de sombrer dans notre boite email. Soit parce qu’on traverse une phase d’ennui, ou alors parce qu’on fait face à des tâches qu’on a très envie de procrastiner.

En ce qui concerne la procrastination, les remèdes anti-procrastination validés par la science sont maintenant bien connus.

Si c’est l’ennui qui vous pousse dans votre boite email, c’est le moment de prendre 15 minutes pour définir les projets excitant qui mériteraient plus de temps.

Par exemple en répondant aux questions suivantes :

Peut-être est-ce le moment de me former en suivant ce MOOC que je n’ai jamais pris le temps de commencer ?

Pourquoi ne pas refaire dans les règles de l’art ce truc que j’ai baclé il y a quelques jours, histoire de m’entraîner sur ce genre de tâche ?

Peut-être est-ce le temps de simplifier ou d’outiller ce processus récurrent (et pénible) pour se préparer à un redémarrage en trombe ?

Peut-être est-ce le temps de prototyper cette idée un peu folle qui me trotte dans la tête depuis 6 mois ?

Quels sont les chantiers que je me plains sans cesse de ne pouvoir adresser faute de temps ? Et si je divisais par 2 le temps quotidien dans ma boite email, j’aurai sans doute le temps de les attaquer, non ?

Formuler des projets riches et les voir écrits sous nos yeux est un puissant facteur de motivation pour gagner en efficacité, notamment dans la gestion de ses emails. Le temps nécessaires pour ces projets va assécher le temps qu’il vous restera pour zoner dans vos emails.

Et n’oubliez pas : le simple fait d'écrire vos objectifs augmente de 40% vos chances de les atteindre !

A vous de jouer ! Prenez les quelques minutes nécessaires pour répondre à ces questions.

Utiliser Slack… ou pas

Utiliser slack pour diminuer ses emails ?

C’est le conseil sur lequel on tombe dans tous les articles de productivité personnelle ces derniers mois. Ainsi, il suffirait de communiquer par un outil de chat comme Slack pour assécher drastiquement sa boite email.

Bel exemple de pensée magique

Slack fluidifie indéniablement les conversations temps réel, et son ergonomie est parfaite. Soit. Pour le reste je considère que Slack se contente de déplacer les problèmes de la sur-connexion, de votre boite email vers Slack. En les amplifiant au passage, pour preuve :

  • les 100 interruptions quotidiennes par les notifications Slack. Vous pouvez bien sûr ne pas les autoriser mais Slack fait tout pour que vous y inciter.

  • la sur-instantanéité de ce type d’échange. On répond en 6 secondes en moyenne à un email, c’est encore pire avec Slack.

  • l’hypothèse que tout le monde est connecté tout le temps et le manque de respect total pour l’attention en profondeur des autres.

  • le renforcement des comportements toxiques dus à nos biais cognitifs

Les conditions d’un usage bénéfique de Slack existent mais sont difficiles à mettre en œuvre. Jason Fried, lui-même inventeur d’outil de group chat, détaille ces conditions d’un bon usage de ce type d’outils :

  • Arrêter d’attendre que tout le monde soit connecté en permanence.

  • Ne rien annoncer d’important sur Slack. Considérez que vous pouvez ne pas être lu.

  • Si la conversation est importante, ralentir et passer sur l’email ou le téléphone.

  • Considérer Slack comme un Sauna. Y rentrer, mais en sortir rapidement.

  • Considérer Slack comme une conférence call : tout le monde n’est pas invité à chaque conversation.

  • Prendre le temps de résumer les conversations longues pour économiser un rattrapage pénible à ceux qui arrivent en cours.

  • Expliciter la politique que c’est ok de ne pas être connecté en permanence sur Slack.

  • Favoriser les périodes de travail longues et en profondeur sans interruptions…donc sans Slack.

Conclusion : d’une part Slack ne vas pas supprimer tous vos emails, et d’autres part, les risques d’y perdre son temps et son attention sont immenses. Sachez l'utiliser avec discernement.

Ranger automatiquement vos emails

Combien de temps passez-vous à « ranger » manuellement vos emails tous les jours dans vos petits dossiers chéris ?

Faisons une évaluation à la louche. 3 minutes ? 10 minutes ? Même si c’est seulement une minute chaque jour, ça fait 30 minutes à la fin du mois, passées uniquement à ranger quelque chose qui pourrait être rangé automatiquement. Ou mieux, ne pas être rangé du tout.

Je m’explique.

On a tendance à ranger dans des tags ou des répertoires pour plusieurs raisons. Les plus classiques :

  • pour retrouver plus facilement un email dans le futur parce qu’on se rappellera où on l’a rangé

  • pour « segmenter » et séparer ses différents grands domaines d’emails. Cette séparation permet de se consacrer au traitement des emails d’un domaine en particulier, tout en ignorant les autres.

  • parce qu’on a pris l’habitude de « ranger » il y a 10 ans lors de ses premiers pas avec l’email, et qu’on a jamais remis en cause cette pratique.

La première raison (retrouver plus facilement un email), n’est pas une raison suffisante pour réaliser ces tâches manuellement. Bien maîtrisé, le moteur de recherche de votre client email permet de retrouver n’importe quel email beaucoup plus efficacement que le système de rangement manuel le plus poussé.

Au grand jeux du « le premier qui retrouve cet email a gagné », je n’ai jamais été battu par un obsédé du rangement manuel.

Encore faut-il apprendre à dompter les fonctions de recherche de votre outils. A minima vous devez apprendre à chercher en une fraction de seconde :

  • sur l’adresse de l’émetteur
  • sur l’adresse du destinataire
  • sur un mot dans l’objet ou dans le corps

L’astuce pour trouver à coup sûr et très rapidement par la recherche consiste à se rappeler d’un mot assez rare qui était présent dans l’échange recherché.

La deuxième raison du rangement à la main (segmenter pour ne regarder qu’un seul domaine à la fois), ne justifie pas non plus l’effort manuel. Votre outils, même le plus préhistorique, possède des fonctions de tri automatique.

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Vous pouvez trier automatiquement en fonction :

  • de l’adresse de l’émetteur. Par exemple tous les emails qui sont envoyés par un émetteur qui se termine par “@mon-club-de-sport.fr”, sont envoyés automatiquement dans un répertoire dédié.
  • de l’adresse du destinataire. Très utile quand vous êtes dans une liste de diffusion. Par exemple tous les emails envoyés à la mailing list [email protected] sont automatiquement mis dans un répertoire dédié.
  • de mot clé dans le titre ou dans le corps. Par exemple les emails dont l’objet commence par “[La bonne bouteille de la semaine]” vont automatiquement dans un répertoire “Vins”.

Pourquoi passer 1 à 10 minutes chaque jour à faire ce qu’un robot fera mieux que vous ?

La dernière raison invoquée pour continuer à ranger à la main (parce que vous avez toujours fait comme ça), est plutôt fragile si vous êtes vraiment motivés pour gagner en efficacité dans la gestion de vos emails ;-)

Se désinscrire en permanence des listes de diffusion

Combien de temps passez-vous chaque jour à supprimer ou à marquer comme lus des emails de listes de diffusion qui ne vous intéressent plus depuis longtemps ?

Beaucoup trop.

Dommage, car les émetteurs de liste de diffusion permettent systématiquement la désinscription en 1 clic. Si si, regardez bien les liens très discrets du genre “Unsubscribe” ou “Se désinscrire” tout en bas des emails.

Lien de désinscription à une liste de diffusion

Cette désinscription à une liste vous coûtera environ 1 seconde. Au bout de 2 semaines sans ce maudit email à supprimer, vous aurez déjà amorti cet investissement de 1 seconde.

En réalité, on s’est déjà tous énervé très fort un jour en se désinscrivant en masse de plein de listes de diffusions qu’on ne lisait plus. Problème : ce geste très énervé n’a lieu que trop rarement.

Or l’entropie email va forcément en croissant. Ne rêvez pas, vous n’allez jamais recevoir MOINS d’emails de liste de diffusion.

La vraie astuce ne consiste donc pas seulement à se désinscrire, mais surtout à le faire régulièrement. En fait chaque jour.

Les questions à se poser :

Est-ce que les 3 derniers emails de cette liste m’ont vraiment plu ?

Est-ce que les 3 derniers emails de cette liste m’ont été utile ?

Est-ce que les 3 derniers emails de cette liste m’ont rendu plus intelligent ou plus heureux ?

Si vous répondez NON à ces 3 questions, c’est qu’il est temps de vous désinscrire, vous avez sûrement mieux à faire que de supprimer chaque semaine l'email de cette liste à la main :-)

Arrêter de supprimer ses emails à la main

Chiffre dément : aux Etats-Unis, un père de famille passe plus de temps à supprimer des emails (près de 4 min par jour), qu’à lire des histoires à ses enfants (moins de 3 min). Sources : Fortune et American Time Use Survey.

Les pré-requis pour changer cette habitude peu efficace de la suppression manuelle sont abordés dans les astuces suivantes :

La seule raison valable pour continuer à supprimer vos emails à la main, c’est que vous êtes limité dans l’espace de stockage, le plus souvent par les serveurs emails de votre entreprise. Ce type de contrainte technique est souvent imposée pour des questions de coût de stockage.

Ironie des économies de bout de chandelle, votre entreprise perd de l’argent en vous incitant à supprimer à la main vos emails, plutôt qu’en finançant une augmentation de votre espace de stockage.

Faisons le calcul rapidement : l’offre entreprise Gmail avec stockage illimité revient à 10$ par mois et par utilisateur. Si comme le père de famille américain vous passez 4 minutes chaque jour à supprimer des emails ça fait 4x20 min = 1h20 à la fin du mois. Le smic horaire étant à 9,6 € brut, votre entreprise perd donc au moins 3€ chaque mois à vous faire supprimer manuellement des emails.

Le chiffre est modeste, mais d’une part, vous êtes sans doute payé au dessus du Smic, et d’autre part, vous faire exécuter des tâches inutiles représente une triple perte :

  • le temps totalement inutile qu’on vous paye quand même

  • le temps non passé sur des activités à plus forte valeur ajoutée

  • votre motivation au ras des paquerettes à faire des choses stupides

Utiliser des raccourcis clavier

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L’usage de la souris pour traiter ses emails est une catastrophe de productivité. Manipuler ses emails uniquement avec le clavier est tout à fait possible, et vous rendra doublement efficace.

D’abord parce que chaque opération unitaire sera plus rapide. Mais surtout parce que ces opérations plus rapides vont beaucoup moins « ralentir » vos pensées que lorsque vous utilisez votre souris. Cette dernière est un véritable boulet accroché à votre main… et à votre cerveau.

En sommes, moins de souris = plus de « Flow ».

Quelques raccourcis clavier de base feront déjà une énorme différence :

  • changer de champ avec la touche “Tabulation” et valider avec la touche entrée. Vous évitez au moins 3 déplacements de souris.

  • passer d’un email à un autre

  • ouvrir un email pour le lire

  • revenir à la liste des emails

  • ouvrir une fenêtre de composition d’email

  • ajouter un lien cliquable

Vous trouverez ici les raccourcis clavier les plus classiques sous Gmail. Attention, sous Gmail, seuls quelques raccourcis sont actifs par défaut. Il faut aller dans “Paramètres > Général > Raccourcis clavier” pour activer tous les autres.

Et vous trouverez là les raccourcis clavier les plus classiques sous Outlook.

On peut tout à fait modifier les raccourcis proposés par défaut pour en trouver de plus intuitifs ou des plus proches de ceux qu’on utilise dans d’autres applications.

Supprimer les raisons d’être des emails

On a l’impression de recevoir tout le temps les mêmes emails :

  • comment on fait ça déjà ?

  • tu peux me rappeler les chiffres de juin stp ?

  • je suis bloqué à tel endroit dans l’application bidule, tu peux m’aider ?

Non seulement on passe un temps fou à les lire et à y répondre, mais en plus la frustration et l’ennui sont énormes lorsqu’on écrit 1 000 fois la même chose.

Pas de magie, voici les solutions possibles si vous voulez passer votre vie à autre chose qu’à répondre aux mêmes emails tous les jours :

  • Documenter les problèmes classiques et leurs solutions dans un format de type FAQ ou Howto, accessible en ligne (wiki, Google Drive, blog…)

  • Afficher aux yeux de tous les informations du moment du type « prochain chantier » ou « chiffres du mois ». Ces informations sont alors accessibles facilement sans aucun échange d’email. Personnellement je suis un grand fan du management visuel à la Toyota, en affichant un maximum de ces « infos de la semaine » aux murs.

  • Enregistrer une vidéo qui montre la marche à suivre. Ce format se généralise, notamment pour faire monter en compétence des équipes distribuées. Pas besoin de post production ou d’avoir suivi les cours l’Actors Studio. Vous cherchez à passer des connaissances concrètes, pas à gagner la palme d’or. Essayez au moins une fois, c’est plus rapide qu’on ne le croit !

  • Réunir les gens dans une salle et les former.

Oui mais vous manquez cruellement de temps pour faire tout ça ! Hmm, pas si sûr, vu que 2 ou 3 emails répétitifs vous coûtent autant qu’une première version de la documentation que vous repoussez sans cesse.

Bien sûr vous connaissiez déjà ces astuces de documentation, de partage de vos supers checklists, ou encore d’affichage aux murs des infos clé du moment. Mais alors pourquoi ça ne fonctionne pas ?

Vos efforts de documentation ou de partage de connaissance seront récompensés par moins d’email à 2 balles, si et seulement si :

  • Vous consentez un effort mental important pour vous mettre dans la peau de la personne non experte qui consultera votre documentation.

  • Vous testez vos documents/FAQ/checklists, avec des vrais gens susceptibles de tomber dessus, pour vous assurer que c’est limpide pour eux.

  • Vous vérifiez que le chemin pour tomber sur votre doc est connu et fléché. Ou encore mieux vous intégrez la documentation à l’expérience de la personne au moment où le problème va se poser.

Arrêtons de nous plaindre que personne ne lit nos super docs. Il y a une chance sur deux que la doc en question soit incompréhensible ou introuvable, ou les deux !

Plus compliqué que la documentation, vous pouvez aussi chercher à supprimer les causes des questionnements. C’est possible en améliorant « l’ergonomie » des produits, des documents ou des processus qui suscitent des questions récurrentes.

Qu’est-ce qui cause cette question récurrente chez le lecteur ou l’utilisateur (ou cette incompréhension ou ce blocage) ?

Comment améliorer le parcours, la logique, les mots utilisés, pour que l’utilisateur ne pose plus cette question ?

Enfin, pour répondre aux fainéants qui vous écrivent sans avoir cherché 3 secondes sur Google, vous avez toujours à votre disposition le très trash « Let Me Google That for You ».

Enrichir et utiliser des modèles d’email

Faisons l’hypothèse que l’astuce précédente, consistant à supprimer les causes des emails récurrents, n’est pas applicable dans votre cas. Vous n’avez malheureusement pas le choix, vous devez continuer à envoyer très régulièrement le même email.

Dans ce cas profitez de la répétition de l’envoi du même email pour :

  • créer un modèle pour cet email

  • améliorer progressivement son contenu, pour le rendre de plus en plus lisible, et de plus en plus efficace quant au but poursuivi.

  • outiller ce modèle d’email pour qu’il soit simple à réutiliser

Le niveau 0 de l’outillage consiste à conserver le modèle de l’email dans une bibliothèque d’email dans vos documents (Word, Google Drive, Evernote…).

Le niveau 1 c’est utiliser les fonctions de « templates » de votre client email, pour utiliser vos modèles d’un simple clic. Vous économisez alors à chaque fois un copier/coller et de la mise en forme.

Dans Gmail il faut activer les « Réponses standardisées ». Dans Outlook il faut utiliser les « Outlook templates ».

Le niveau 2 consiste à mettre en œuvre des outils qui vont automatiser l’envoi de l’email, voire remplacer intelligemment des portions de l’email comme le nom du destinataire au début (« Bonjour Dupont »). Soit avec un outil très simple et gratuit comme IFTTT, soit à l’extrême avec des outils de « marketing automation » du type HubSpot. Par exemple pour automatiser des échanges clients, avec des messages qui vont s’adapter au client sur le fond et sur la forme.

Mais bon, sans dégainer la Royce de l’automatisation, une simple bibliothèque de vos emails récurrents vous fera déjà gagner considérablement en efficacité.

Devenir injoignable par email (mais toujours joignable par internet)

Disons que vous recevez beaucoup d’emails d’inconnus qui vous sollicitent par internet parce vous êtes une véritable star dans votre domaine.

Ces emails sont plutôt intéressants et déclenchent souvent des beaux échanges ou des belles rencontres. Mais il y a aussi un bon paquet de déchets, ou alors vos émetteurs ne prennent pas le temps de lire votre FAQ et rédigent leur email à l’emporte pièce.

Vous souhaitez donc diminuer les contacts entrants inintéressants, mais continuer à recevoir les emails des plus motivés. Et si possible avec un maximum de qualité du message entrant.

La solution consiste alors à mettre un formulaire sur le chemin des gens qui veulent vous contacter. Ce formulaire va :

  • donner des informations à consulter avant de vous contacter

  • contraindre l’émetteur à structurer son message avec les champs du formulaire

Concrètement vous pouvez utiliser un simple Google Form, ou mieux, l’application Shortwhale, destinée exactement à cet usage.

Par exemple, voici la page Shortwale pour contacter un certain Dan Ariely :

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Au passage on notera la tendance exactement inverse dans le marketing sur internet en ce moment. En effet, vu que le coût mental d’écrire un email (bâclé) est minuscule, on va permettre aux clients ou aux prospects de rentrer en contact d’un simple email, plutôt que de les contraindre à passer par un formulaire froid (et plus coûteux mentalement).

Supprimer les notifications de nouveaux emails entrant

Notification de nouvel email dans Gmail

Notification de nouvel email dans Outlook

Ce qui va sans dire va mieux en le disant : la notification visuelle de nouvel email vous fait perdre beaucoup plus que le quart de seconde pour la regarder du coin de l’œil.

D’abord parce que cette notification va vous inciter à aller lire tout de suite cet email qui vient d’arriver. L’email, censé être un moyen de communication asynchrone est devenu dans les faits totalement synchrone. Ainsi une étude a mesuré qu’un nouvel email est lu en moyenne dans les 6 secondes qui suivent sa réception !

Ensuite parce que si vous réussissez quand même à résister à l’appel du nouvel email, vous allez payer très cher cet acte de résistance :

Les accros à la notification de nouvel email se sentent peu concernés et font tous la même réponse : « Oui mais moi, ça me perturbe pas du tout, j’arrive à ne pas y prêter attention et à rester concentré ».

Ce qui m’inspire 2 réponses (en souriant bien sûr) :

  • Que vous le vouliez ou non, vous êtes en situation de multitâche. Même si vous avez regardé seulement une fraction de seconde la notification, l’effet Zeigarnik va vous plomber.

  • Les études montrent que les gros adeptes du multitâche sont à la fois les moins performants en situation de multitâche (!) et ceux qui surestiment le plus leurs capacités intellectuelles en situation de multitâche.

Désactiver l’icône du nombre messages non lus

Désactiver l'icone du nombre de messages non lus

Moins intrusif que les notifications d’emails mais tout aussi perturbant : l’icône du nombre de messages non lus.

De toute façon cet icône ne sert à rien, vous avez forcément trop de messages non lus, les afficher vous fera juste stresser un peu plus.

En fonction de votre client/OS, une petite recherche Google « how to disable the unread emails from XXXX », et le tour est jouée.

Et si on prend un peu de recul, mesurer votre performance au nombre de messages non lus vous fait sans doute passer à côté de votre vraie valeur ajoutée et de vos responsabilités.

Peut-être vaut-il mieux garder en permanence sous les yeux des informations plus essentielles comme le nombre de rendez-vous clients importants encore à mener ? Ou encore le nombre de fonctionnalités encore non terminées ?

Utiliser un workflow systématique de traitement de vos email à la Inbox 0

Inbox 0

Merlin Mann, expert en productivité, a fait parlé de lui il y a quelques années en communiquant sur sa méthode « Inbox 0 ». Rien de vraiment nouveau sous le soleil puisque sa méthode se contente de regrouper un ensemble de bonnes pratiques, un peu comme GTD avec les pratiques d’efficacité personnelle.

La méthode Inbox 0, conseille de mettre en œuvre un workflow systématique de traitement d’email pour une efficacité maximum :

  • Delete : D’abord supprimer ou archiver le maximum d’email.

  • Delegate : Ensuite transférer et déléguer tout ce qui pourra être traité correctement par quelqu’un d’autre.

  • Respond : Répondre immédiatement lorsque la réponse prend moins de 2 minutes (ça ressemble beaucoup à du GTD). Avec l’expérience vous vous rendez compte que, heureusement ou malheureusement, beaucoup d’emails ne requièrent pas plus de 2 minutes pour répondre.

  • Defer : Transférer dans un répertoire « Réponse requise » tout ce qui nécessite une réponse approfondie et dépiler ce répertoire à heures fixes.

  • Do : l’email n’est pas une fin en soi. Traiter la tâche liée à cet email !

On atteint alors une efficacité maximale si on déroule ce workflow systématiquement et rapidement.

Par exemple, ne tergiversez pas 10 minutes pour savoir si vous allez répondre de suite ou plus tard. Si réponse courte ⇒ répondre de suite. Si réponse longue ⇒ transférer dans « Réponse requise ».

Accepter d’avoir des email non lus

Vous aurez toujours des emails non lus, c’est un fait. Autant apprendre à vivre avec.

Après tout l’important ce n’est pas d’avoir 0 email non lu dans votre boite email, mais plutôt d’avoir 0 email qui vous occupe l’esprit, vous empêchant de vous consacrer pleinement au reste de vos responsabilités, ou vous empêchant de profiter de la vie.

Utiliser un service d’adresses poubelles pour le spam

Utiliser un service d’adresses poubelles pour le spam

Imaginons que vous devez donner votre adresse email à un site douteux auquel vous ne faites pas confiance, ou dont vous ne souhaitez pas recevoir d’email par la suite. Passer sa vie à supprimer manuellement le spam que vous avez invité dans votre boite n’est pas l’activité la plus passionnante qui soit.

Idéalement vous souhaiteriez donc laisser une « fausse » adresse email, sans pour autant devoir créer une nouvelle boite sur Gmail ou autre.

Dans ce cas vous pouvez utiliser un service d’adresse « poubelle ». En 1 clic, ce service va vous donner une adresse email et vous permettre de consulter les emails reçus à cette adresse. Vous pouvez ainsi « oublier » cette adresse dès que vous n’en avez plus besoin.

Attention les niveaux de sécurité et de confidentialité sont souvent très faibles sur ces adresses poubelles. Assurez-vous que vous n’y recevez aucun message important ou personnel.

Voici quelques services pour vous fournir des adresses « poubelles » :

Prendre son téléphone ou ses jambes pour communiquer de vive voix

Communiquer de vive voix plutôt que par email

Chaque semaine, on regrette au moins un échange d’emails qui tourne mal, et qui aurait été beaucoup plus simple et plus apaisé si on avait eu le même échange de vive voix.

La conversation de vive voix et l’expérience réelle portent un sens et une puissance symbolique que l’email couvre à 1% : communication non verbal, empathie, interactions riches, possibilité de répondre aux questions, etc.

Mes expériences dans des équipes de toutes tailles dans les secteurs des médias et de l’internet, me font dire que la balance est très souvent penchée du côté « trop d’email et pas assez de vive voix », mais rarement du côté « trop de vive voix, pas assez d’email ».

Les principales raisons de l’abus d’emails au dépend de la discussion de vive voix sont pourtant connues :

L’effort perçu pour écrire un email est proche de 0, surtout quand on écrit mal ses emails, et qu’on oublie les bonnes pratiques pour les rendre lisibles et efficaces

Nous le savons parfaitement, mais nous aimons oublier que l’email porte un sens extrêmement pauvre par rapport à la conversation de vive voix.

Notre cerveau est programmé pour l’économie d’énergie. En particulier pour éviter ce qui est difficile comme appeler quelqu’un qu’on ne connaît pas, ou aller voir un collègue avec qui on ne s’entend pas terriblement bien.

Nous avons une tendance naturelle à communiquer de moins en moins quand la personne est de plus en plus loin physiquement. Loin des yeux, loin du cœur. Un étage de distance ou un continent c’est la même chose. Et comme l’a montré le chercheur du MIT Thomas Allen, les moyens électroniques modernes ne compensent pas du tout cette tendance. Je rappelle régulièrement ce biais aux équipes que je coache ou que je manage, pour qu’elles reprennent la main sur ce comportement inconscient.

Voici une checklist pour déclencher une petite alarme intérieure qui doit vous signaler en lettres rouges clignotantes : « Attention, dans cette situation il vaut mieux appeler ou se lever de sa chaise plutôt que d’envoyer un email ».

L’alarme doit se déclencher quand :

  • c’est une premier contact avec la personne
  • on veut faire une demande d’aide compliquée à une personne
  • on veut faire une demande d’aide à quelqu’un qui n’est pas connu pour être une foudre de guerre
  • on veut donner un feedback difficile
  • des éléments de l’échange sont longs à expliquer (le contexte, les raisons du chantier, les objectifs, la marche à suivre, etc)
  • la discussion a commencé par email mais elle est en train de s’enliser (plus de 3 emails et toujours de grosses incompréhensions, ou alors un sujet qui n’avance pas).

Et si jamais on doit absolument garder une trace écrite de l’échange, rien n’empêche de doubler la conversation par un email résumant l’échange.

Pour les plus introvertis, vous pouvez vous motiver en vous disant que faire quelques pas sera aussi le meilleur moyen de vous détendre, et de lutter contre les TMS qui vous grignotent petit à petit ;-)

Bien sûr le but n’est pas de favoriser les interruptions permanentes par les conversations de vive voix. Le stand up meeting ou encore la prise de rendez-vous sont des moyens de communiquer efficacement, sans pour autant s’interrompre tout le temps.

Se faire bien peur en mesurant le nombre de passages quotidiens par sa boite email

Compter le nombre de vérification d'email

Comme pour toute les addictions, le geste de vérifier ses emails devient machinal. On ne se rend même plus compte qu’on l’a fait une bonne dizaine de fois en une heure.

Mesurer de manière lucide le nombre de passage quotidien par la case Outlook ou Gmail va sans doute vous donner une bonne claque. Une telle claque que ça peut constituer un déclencheur pour se motiver à changer.

Première étape : deviner.

Pour tirer tous les bénéfices de cet exercice, commencez par faire une hypothèse sur le nombre réel. Demandez-vous combien de fois par jour vous allez sur votre boite email, puis notez ce chiffre quelque part.

Pas besoin d’être précis, un ordre de grandeur suffit. Est-ce que vous pensez regarder vos emails 5 fois par jour ? 10 fois ? 30 fois ? 50 fois ? 80 fois ? 100 fois ? Plus de 100 fois ?

Comme disait Julien Lepers : « Indice en bas de votre écran » ⇒ Une étude a mesuré un nombre moyen de vérification d’emails à 77 fois par jour.

Deuxième étape : mesurer.

Pas besoin de chercher la meilleure application de « time tracking », ce serait juste un prétexte pour reculer la mesure qui fait mal aux yeux ;-) On va rester très « low tech » avec un papier sur lequel vous ajoutez une barre à chaque fois que vous allez sur vos emails. Ce n’est pas grave si vous oubliez de noter quelques barres. Encore une fois, c’est l’ordre de grandeur en fin de journée qui nous intéresse.

Si possible, faites l’exercice 2 jours de suite. Puis calculez la moyenne sur ces 2 jours, afin d’éviter de tomber sur un jour exceptionnel où les conditions de travail étaient spéciales.

Troisième étape : confronter votre hypothèse à la réalité et analyser ces chiffre

Alors ?

Vous aviez sous-estimé ? Vous aviez sur-estimé ?

Ça fait quoi de savoir que vous regardez vos emails X fois par jour ?

Qu’est-ce que vous pourriez faire de plus excitant, de plus enrichissant, ou de plus régénérateur que regarder vos emails X fois par jour ?

Quels changements vais-je tenter de mettre en œuvre pour me désintoxiquer ?

Ne pas regarder ses emails le matin en se levant, ou le soir en se couchant

Selon une étude d’Adobe, 50% des gens regardent leurs emails dans leur lit. Ne parlons même pas des ados qui sont 70% dans ce cas.

Il peut s’agir du premier geste avant même de se lever, ou d’un dernier-petit-check-on-ne-sais-jamais, avant d’éteindre.

Même si on a tous plus ou moins goûté à l’email au lit, on a aussi tous eu un peu de dégoût pour ce qui confine clairement à l’addiction.

Au delà du malaise et de la dépendance, le vrai problème réside dans l’influence de ce geste (presque) anodin sur les moments extrêmement précieux du matin et du soir.

L’effet Zeigarnik joue contre vous. L’email avant de se lever signifie que la douche, puis le petit dej puis le transport seront immanquablement occupés à ressasser les emails lus à l’instant :

  • Qu’est-ce que je vais lui répondre à celui-là ?
  • C’est pas vrai, elle ose encore me demander ça ?
  • Mince je pensais que ce truc était pas si urgent.
  • Oh là là la journée n’est pas encore commencée, et je suis déjà super stressé…

Dommage les moments entre le levé et l’arrivée au travail sont les moments où l’esprit est un peu plus frais, et surtout plus léger des pensées de la veille. Si vraiment vous voulez penser boulot, c’est le moment de prendre le temps sur des questions que vous n’abordez pas dans le tumulte de votre journée.

Par exemple :

  • Si je prends 1 minute de recul, est-ce que je suis vraiment sûr de travailler sur le chantier le plus critique en ce moment ?

  • Comment sortir par le haut de cette relation quasi conflictuelle avec truc muche ?

  • Je m’y prendrais comment si je devais réaliser ce chantier 10 fois plus vite ?

Ou tout simplement réviser les priorités que vous vous êtes donné la veille, plutôt que de se faire happer par les priorités des autres, qui se déversent dans votre boite email.

Accessoirement, il y a aussi plein de façons de ne pas penser boulot dans ces moments là. Même au volant ou debout dans les transports, je parie qu’en cherchant bien, vous allez trouver des podcasts ou des audiobooks génialissimes. Vous arriverez au boulot réveillé, serein, et déjà super satisfait de cette journée à peine commencée.

Ne parlons pas de l’email le soir avant d’éteindre, l’effet sur l’appaisement et sur le sommeil est garanti !

Rappelez-vous, plus d’efficacité ne passe pas seulement par moins de temps « physiquement » devant sa boite email, mais aussi par moins de temps avec cette boite ouverte « mentalement ». Encore plus aux moments clé de la journée le matin et le soir !

Utiliser une assistante virtuelle pour caler des réunions dans son agenda

Assistante virtuelle

Quel est le champion toutes catégories de l’email récurrent, sans aucune valeur ajoutée, sans aucun intérêt intellectuel, et tellement pénible à rédiger ?

Oui ? Vous l’avez trouvé ? C’est l’email pour organiser un rendez-vous bien sûr !

On peut chercher à rendre plus efficace ce genre d’email, cf l’astuce sur l’écriture en pensant au « why ». Ou on peut aussi ne plus du tout écrire et répondre à ces emails d’organisation de rendez-vous.

Pas d’inquiétude, je ne vais pas vous inciter à arrêter d’organiser des rendez-vous. Non, je vous invite plutôt à envisager de confier cette tâche à un robot.

Une fois n’est pas coutume, c’est un robot Français qui peut faire ce boulot à votre place : l’assistante virtuelle Julie.

Je ne l’ai pas utilisé pour organiser mes propres réunions, mais il m’est déjà arrivé de me faire inviter et d’échanger avec « Julie » pour caler une date et un horaire.

Sincèrement, je n’y ai vu que du feu. Avant qu’on me le dise, je n’ai pas imaginé une seule seconde que c’était un robot qui m’écrivait et me répondait. L’échange était limpide, efficace, poli, et sans aucun email envoyé par mon vrai interlocuteur humain.

Mettre en place des journées sans email

Journée sans email

Certains entreprises ont mis en place des jours sans email. Soit en bloquant carrément les serveurs d’email, soit en incitant fortement à ne plus échanger par email ce jour là.

L’objectif est d’abord de créer une prise de conscience de l’effet de la sur-connexion sur notre performance et sur notre bien-être au travail. Puis de montrer que ça ne vas pas si mal, voire ça va beaucoup mieux sans email.

Personnellement je ne suis pas convaincu par cette pratique. Ça me fait penser à un régime alimentaire qui serait hyper toxique toute la semaine… sauf un jour par semaine où il faudrait prendre soin de soi. Génial.

D’un droit à la déconnexion facilité par l’entreprise je préfère un changement d’habitude porté par l’individu car il sera plus pérenne.

Qu’est-ce qui se passe si vous changez d’emploi pour atterrir dans une entreprise qui n’applique plus ce « no email day » ? Alors vous retombez dans l’addiction totale 7 jours sur 7 ?

De plus, si on tire jusqu’au bout les leçons du « no email day », alors on admet que les jours « avec » emails sont franchement improductifs et insatisfaisants ?

Mais bon, c’est peut-être la meilleure expérience à tenter dans vos équipes si vous êtes vraiment très atteints collectivement. Ça constituerait alors un premier pas réellement accessible, pour goûter ensemble à une autre façon de travailler, plus sereine et plus performante. A tester donc !

Ne pas faire de break dans sa boite email

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Diverses angles de recherche arrivent au même résultat : votre durée de concentration idéale se situe entre 1h et 2h.

Attention, ces moments de concentration parfaite doivent être séparés par des repos pour être véritablement au max de vos possibilités par la suite.

Et c’est là que l’email intervient. Car très souvent on va avoir tendance à ouvrir mollement sa boite email entre 2 moments d’activité intense. On se dit que l’email va permettre de baisser en intensité mentale en passant d’une certaine façon en mode « veille ».

Erreur ! Se reposer dans sa boite email est la pire des activités pour récupérer.

Les sollicitations de votre boite email sont rarement reposantes : la plupart des emails appellent une réaction de votre part, une réflexion, ou pire un gros morceau de stress.

Un bon repos se fait dans des conditions « physiques » et « cognitives » à l’opposé de vos activités habituelles de la journée. Vu que vous êtes probablement assis toute la journée devant votre écran, ça signifie que le vrai bon repos se fera loin de vos écrans, et si possible en mouvement plutôt qu’assis. A moins que vous soyez pressé que vos TMS vous terrassent…

Une étude de l’éditeur du logiciel de suivi d’activité Desktime, a montré que les personnes les plus performantes travaillent par tranche de 1h avant de prendre un quart d’heure de repos… loin de leur écran !

De toute façon vous ne traiterez pas vos emails efficacement si vous êtes fatigués, cf votre lenteur extrême. Ni intelligemment d’ailleurs, cf l’email agressif qui part toujours trop vite.

Concrètement, voilà les questions à se poser quand vous vous surprenez à zoner mollement dans votre boite email :

Tiens, est-ce ce n’est pas le moment de faire un vrai break plutôt que de scotcher à ma boite email ?

Qu’est-ce que je peux faire qui serait très différent de ce que je fais toute la journée ?

Comment me détourner de tous mes écrans quelques minutes ?

Comment me décrocher de ma chaise ? Aller faire un tour ? Aller papoter avec les gens du 5ème étage ? Me prendre un café ou un verre d’eau ?

Connaître et reconnaître les biais cognitifs qui nous rendent accros à l’email

Biais cognitifs et email

Nos cerveaux de singes parlants sont « cablés » pour devenir totalement addicts à l’email. Les biais cognitifs qui nous ont aidé à survivre il y a 100 000 ans, sont devenus aujourd’hui totalement contre-productifs dans un environnement de travail moderne.

Connaître ces différents biais permet de mieux les détecter lorsqu’ils sont à l’œuvre. Cette prise de conscience qu’on est en train de se faire avoir par un biais est une étape nécessaire pour réussir à le contrer.

Passons en revue les principaux biais qui rendent l’email aussi addictif que la coke.

Tout d’abord, le « Fear Of Missing Out » (FOMO). En français la peur de manquer quelque chose. On est accro au cancan, à la petite histoire, à la news, le plus souvent pas vraiment nouvelle d’ailleurs. Les lecteurs de Sapiens se rappelleront que ce biais en faveur des histoires petites et grandes, est sans doute ce qui nous a rendu si puissant dans le règne animal.

Revenons à l’email : quelle source de nouveauté aussi puissante et aussi tolérée au travail que la boite email ? Notre soif insatiable de nouveauté peut enfin s’abreuver à une fontaine qui ne s’arrête jamais ! Bien sûr la richesse des nouveautés est tout à fait modeste, mais pas besoin de scoop ou de révélation, le FOMO se nourrit de tout ce qui tombe.

Second biais cognitif qui nous rend accro à l’email : la réciprocité sociale. Tu m’épouilles, je t’épouille. J’écris, tu réponds. Tu écris, je réponds.

Lire, écrire et répondre aux emails est un engagement social implicite, dès lors que la majorité se conforme à ce rite. Ce biais explique beaucoup de nos comportements et prend une part importante dans l’usage de l’email, qui peut être considéré comme un échange social permanent.

Enfin derniers biais cognitif, la tendance à économiser au maximum notre dépense énergétique. Et en l’occurrence notre énergie intellectuelle. Rappelez-vous, votre cerveau consomme 25% de votre énergie. Or vérifier ses emails en permanence est sans doute l’activité qui demande le moins de dépense d’énergie intellectuelle dans vos activités professionnelles. Quel confort pour le cerveau de s’y réfugier !

Du la (pseudo) nouveauté en permanence, de la réciprocité sociale, et surtout 0 effort. Vite, vite je rafraichis !

Conclusion

A vous de jouer !

Mettez en place dès aujourd’hui une seule de ces astuces. Ou bien une bonne dizaine si vous pensez comme moi qu’on peut changer plusieurs habitudes en même temps.

La demi journée gagnée chaque semaine grâce à une meilleure efficacité dans la gestion de vos emails, est largement accessible. C’est cadeau. A vous d’en faire bon usage.

Récupérer du temps sur votre boite email c’est déjà super. Mais il vous reste encore sûrement des gains de temps énormes à cueillir dans d’autres domaines :

  • gestion de vos tâches
  • définition de vos priorités
  • récupération de votre concentration
  • lutte contre la procrastination
  • mise en place des routines les plus performantes

La formation Le Temps Reconquis vous permet de découvrir et de mettre en œuvre les outils qui font toute la différence dans ces domaines. Pensez-y !

  • Trouver enfin le temps de lancer vos projets les plus ambitieux.
  • Découvrez toutes les routines et astuces des ninjas de la gestion du temps.
  • Retrouvez les capacités d’attention que vous aviez avant votre premier smartphone.